Politique de confidentialité d’Aptemio

Le responsable du traitement des données personnelles au sens de la réglementation applicable est :

Aptemio SRL
Quartier Européen Business Center, Rue de la Loi 155, 1040 Bruxelles, Belgique
Numéro d’entreprise (BCE) : 0789.654.321
Email : [email protected]
Téléphone : +32 2 808 64 73

La présente politique s’applique aux traitements de données personnelles réalisés par Aptemio dans le cadre :

• De la gestion du site aptemio.ink et des formulaires de contact.
• De la préparation, de la réalisation et du suivi des programmes, ateliers, missions de conseil et coachings.
• De la gestion de la relation avec les clients, prospects, partenaires et prestataires.

Elle ne couvre pas les traitements de données effectués de manière indépendante par les clients d’Aptemio. Pour ceux-ci, les clients demeurent eux-mêmes responsables de leurs propres traitements.

Les données personnelles collectées par Aptemio varient selon les situations, mais appartiennent en général aux catégories suivantes :

• Données d’identification et de contact : nom, prénom, fonction, adresse email professionnelle, numéro de téléphone, organisation et département.
• Données professionnelles : rôle, niveau de responsabilité, informations sur l’équipe ou le service, langue de travail.
• Données relatives à la relation contractuelle : échanges avec Aptemio, contenu des demandes, historique des missions, données de facturation.
• Données de participation aux programmes : présence aux ateliers, réponses à certains questionnaires, commentaires et retours d’expérience liés au programme.
• Données de navigation sur le site : informations techniques limitées (adresse IP tronquée, pages consultées, paramètres de consentement aux cookies), conformément à notre politique de cookies.

Dans le cadre des accompagnements individuels et des ateliers, les participants peuvent également partager des informations relatives à leurs ressentis, à des situations vécues ou à des difficultés rencontrées. Ces informations sont traitées avec une attention particulière à la confidentialité et ne sont pas utilisées à des fins commerciales ou de profilage externe.

Aptemio ne sollicite pas et ne souhaite pas collecter de données dites « sensibles » au sens du RGPD (telles que des données de santé détaillées, des convictions religieuses ou philosophiques, etc.) en dehors des cas où cela serait strictement nécessaire, clairement justifié et encadré, et toujours avec le consentement explicite des personnes concernées.

3.1. Gestion de la relation commerciale et des missions

Aptemio traite des données personnelles pour analyser les demandes entrantes, préparer des propositions, organiser les interventions, assurer le suivi des dossiers, établir la facturation et gérer les relations contractuelles avec ses clients. Ces traitements reposent principalement sur l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à la demande des personnes concernées ou de leurs organisations.

3.2. Animation des programmes et accompagnements

Les données des participants aux programmes et aux ateliers sont utilisées pour gérer les inscriptions, adapter le contenu aux besoins des groupes, suivre la participation, recueillir des retours d’expérience et produire, le cas échéant, des synthèses anonymisées. Ces traitements sont fondés sur l’exécution du contrat avec le client et, pour certains éléments facultatifs (questionnaires individuels, feedbacks nominaux), sur l’intérêt légitime d’Aptemio et/ou le consentement de la personne concernée.

3.3. Communication, information et amélioration des services

Aptemio peut traiter des données de contact pour informer ses clients et prospects de l’évolution de ses services, partager des ressources ou proposer des échanges exploratoires. Ces communications sont effectuées dans le cadre de la relation professionnelle existante ou, lorsque la loi l’exige, sur la base du consentement. Les destinataires peuvent à tout moment demander à ne plus recevoir de telles communications.

3.4. Gestion du site et conformité légale

Certaines données de navigation et de connexion sont traitées pour assurer la sécurité du site, mesurer sa fréquentation de manière globale et respecter les obligations légales (par exemple en matière de sécurité des systèmes d’information ou de réponse aux demandes des autorités). Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime d’Aptemio et sur le respect de ses obligations légales.

Aptemio conserve les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, augmentée, le cas échéant, des délais de prescription légale ou contractuelle.

À titre indicatif :

• Les données relatives à la gestion des contrats et à la facturation sont conservées pour la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant la durée nécessaire au respect des obligations comptables et fiscales.
• Les données d’identification et de contact des clients et prospects peuvent être conservées pendant une durée raisonnable après le dernier contact significatif, afin de faciliter d’éventuelles collaborations ultérieures.
• Les données de participation aux programmes sont conservées pendant la durée de la mission et, si nécessaire, pour une période limitée afin de documenter les interventions, avant d’être anonymisées ou supprimées.
• Les données de navigation nécessaires à la sécurité du site sont conservées pour des périodes courtes, proportionnées aux besoins de sécurité et de traçabilité.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, Aptemio veille à les supprimer ou à les anonymiser de manière sécurisée, sauf obligation légale de conservation plus longue.

Les données personnelles traitées par Aptemio peuvent être communiquées, dans la mesure où cela est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

• Les collaborateurs et intervenants d’Aptemio impliqués dans la mission ou dans la gestion de la relation avec le client.
• Les prestataires de services techniques (hébergement, outils de communication, solutions de visioconférence, etc.) agissant en qualité de sous-traitants et soumis à des obligations contractuelles strictes en matière de confidentialité et de sécurité.
• Les partenaires éventuels intervenant dans le cadre des programmes, lorsque leur implication a été acceptée par le client.
• Les autorités publiques ou juridictions qui en feraient la demande dans le cadre d’une obligation légale ou d’une procédure régulière.

Aptemio ne vend pas de données personnelles à des tiers et ne les utilise pas pour de la publicité ciblée externe. En cas de transfert de données vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, des garanties appropriées sont mises en œuvre (clauses contractuelles types ou mécanismes reconnus) afin de protéger les droits des personnes concernées, lorsque cela est requis par la réglementation.

Aptemio met en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé. Ces mesures incluent notamment des contrôles d’accès, des procédures internes de gestion des droits, la sensibilisation des intervenants et l’utilisation de prestataires offrant des garanties adaptées.

Les personnes amenées à traiter des données personnelles pour le compte d’Aptemio sont soumises à des clauses de confidentialité contractuelles ou à des obligations professionnelles les engageant à respecter la confidentialité des informations qui leur sont confiées. Lorsqu’une violation de données personnelles est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, Aptemio met en œuvre les mesures nécessaires et, lorsque la loi l’exige, en informe l’autorité de contrôle et, le cas échéant, les personnes concernées.

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent de différents droits concernant leurs données personnelles, notamment :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données les concernant sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : solliciter, dans certains cas, la suppression de données les concernant.
• Droit à la limitation : obtenir la limitation de certains traitements, par exemple le temps de vérifier l’exactitude des données.
• Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à leur situation particulière.
• Droit à la portabilité : recevoir, dans certains cas, les données fournies dans un format structuré et, lorsque cela est techniquement possible, les transmettre à un autre responsable de traitement.

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, les personnes peuvent le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait. L’exercice de ces droits peut être soumis à certaines conditions ou limitations prévues par la loi.

Pour exercer leurs droits, les personnes peuvent contacter Aptemio à l’adresse suivante : [email protected]. Une réponse sera apportée dans un délai raisonnable et, en principe, dans le délai légal d’un mois. En cas de doute sérieux sur l’identité du demandeur, des informations complémentaires peuvent être demandées.

Les personnes disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, sans préjudice d’autres recours administratifs ou judiciaires.

Le site aptemio.ink peut utiliser des cookies et technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement, mesurer de manière globale la fréquentation et mémoriser certaines préférences de navigation. Les modalités détaillées d’utilisation de ces cookies, ainsi que les choix offerts aux utilisateurs, sont décrites dans la politique de cookies.

Sauf pour les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site, les cookies sont déposés uniquement après accord de l’utilisateur, exprimé par le biais des paramètres de consentement prévus à cet effet. L’utilisateur peut à tout moment modifier ses préférences.

Aptemio peut adapter la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de ses services, des pratiques internes ou du cadre légal et réglementaire. Toute modification substantielle sera signalée de manière appropriée, par exemple via une mention sur le site ou lors des échanges avec les clients.

La version applicable est celle en vigueur au moment de la collecte des données ou au moment de la conclusion de la relation contractuelle, sous réserve d’évolutions imposées par la loi. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette page pour se tenir informés des éventuelles mises à jour.